Het is misschien niet het eerste waar je aan denkt als het gaat om innovatieve bedrijfsvoering: de contracten met je leveranciers. Toch kan de toon en inhoud van deze overeenkomsten een groot verschil maken. We spreken met duurzame woningbouwer Moos én hun leveranciers over de strategische voordelen van werken als een familie. “Als je begint vanuit vertrouwen, krijg je een hoop terug.”
In het zogenaamde ‘partner-ecoysteem’ waarin Moos – bouwer van duurzame modulaire woningen – opereert is er geen hoofdaannemer, maar werken alle partijen op gelijke voet met elkaar samen. “Dat gaat heel soepel, en heeft veel voordelen”, vertelt Joost Hoffman, co-founder. “Doordat dat je gezamenlijk optrekt, kennis deelt en verantwoordelijk bent, wordt het proces vloeiender en efficiënter.”
Om op die manier samen te kunnen werken, moet je op elkaar kunnen bouwen. “In principe werken wij daarom altijd met dezelfde leveranciers. Dat is een uitgangspunt van het ecosysteem”, zegt Joost. Dat klinkt als afhankelijkheid, maar juist in die afhankelijkheid zit de kracht, volgens hem: als je elkaar vasthoudt, ga je samen verbeteren.
“Natuurlijk zijn er soms redenen om afscheid van elkaar te nemen, en is er ruimte voor nieuwe samenwerkingen”, aldus Joost. “Maar wij gaan niet bij ieder project opnieuw de hele markt af scannen voor een lagere prijs. We zitten erin voor de lange termijn, en dat weet iedereen ook van elkaar.”
Zo’n garantie is veel waard voor leveranciers, vertelt Martijn Daanen, directeur van elektroinstallateur MD Services. Hij is al sinds het ontstaan van Moos, zo’n vijf jaar geleden, één van de vaste partners. “Als je ergens tegenaan loopt, is er meer tolerantie dan wanneer je elke keer met een nieuwe partij werkt. Je kunt best een discussie hebben, maar je weet ook dat je daarna weer een toekomst hebt met elkaar.”
Waardecreatie
Dat deze manier van werken past bij het DNA van Moos en hun filosofie omtrent medemenselijk ondernemen, blijkt wanneer we de naam ontleden. De naam Moos komt van ‘in the middle of our street’, een zin uit het nummer Our House van Madness. “Een heerlijk huis midden in de samenleving, dat is wat wij mensen willen geven. Onze missie is om het woningtekort op een verantwoorde manier op te lossen.”
“Een enorm onderschat onderdeel van contracten is hoe het eruitziet”
Centraal daarin staat de focus op waardecreatie in plaats van kostenreductie. “In de vastgoedwereld is altijd alles te duur, en dan moeten er kosten af”, zegt Joost. “Dus krijg je dunnere wandjes, kleinere ramen, slechtere isolatie. Maar ik denk dat waarde niet altijd kostbaar hoeft te zijn, als je het slimmer produceert.”
En daar zit de crux, ook wat contracteren betreft. Want slim produceren kan alleen als je slim samenwerkt en een transparante dialoog voert. Daar horen ook heldere afspraken bij. “De basisafspraken over hoe we willen samenwerken – waar geloven we in, wat zijn onze waarden – stonden eerst in een document van zeven pagina’s tekst”, vertelt Door Hendriksen, jurist bij Moos. “En bovendien qua inhoud nogal een opgave om te lezen en begrijpen.”
Dus ging ze cirkelen en strepen. “Ik bekeek: wat is nou écht belangrijk voor Moos, en wat zijn onnodige randzaken?” Ook haalde ze er een legal designbureau bij, Patroon. “Zij zijn goed in informatie visueel weergeven. Dat is een enorm onderschat onderdeel van contracten: hoe het eruitziet. Samen hebben we die 7 A4’tjes teruggebracht naar één A4. Dat noemen we nu ons manifest, en het hangt groot in onze eigen fabriek én bij partners.”
Geen aansprakelijkheidsbeding
Daarna ging Door aan de slag met de raamovereenkomst voor leveranciers. Daarin staan bijvoorbeeld afspraken over betalen, garanties, planning. Het meest opvallende aspect: er zit geen aansprakelijkheidsbeding in. Tenminste, niet standaard. Een keuze die op z’n minst gewaagd te noemen is, zeker in een industrie met grote geldstromen en hoge risico’s. Gaat er iets mis, dan worden er niet meteen advocaten bij gehaald, maar gaan de partijen om tafel.
“Aansprakelijkheid is wettelijk geregeld voor iedereen die in Nederland een overeenkomst sluit”
“Soms moet er verzekeringswerk aan te pas komen, en soms wordt het in de groep opgelost”, vertelt Joost. “We hadden bijvoorbeeld eens een storing in de assemblagelijn die tot vertraging en daardoor tot schade leidde. Toen gingen we in overleg. We keken samen hoe we deze partij zo goed mogelijk konden helpen zodat de schade voor iedereen zo beperkt mogelijk bleef.” Omdat op die manier het welzijn van alle partijen wordt afgewogen, wordt er uiteindelijk meer waarde gecreëerd.
Simon Steur, eigenaar van leverancier Siem Steur Staalconstructies, beaamt hoe prettig deze manier van werken is. “Toen de raamovereenkomst op tafel kwam, heeft Moos het me eerst uitgelegd in jip-en-janneketaal. Dat sprak me erg aan, want meestal krijg ik contracten van twintig, dertig pagina’s voor m’n neus. Als er dan iets misgaat, krijg je meteen een juridische brief. Ik ga veel liever even om tafel zitten om te kijken of we een oplossing kunnen bedenken met z’n allen. 99 van de 100 keer lukt dat ook.”
“Ik ga veel liever om tafel zitten om te kijken of we een oplossing kunnen bedenken. 99 van de 100 keer lukt dat ook”
Komen ze er toch niet uit, dan is er een ‘mediation’-clausule, waarbij een professional wordt ingeschakeld om de gesprekken te begeleiden. Pas daarna volgt een eventuele gang naar de rechter – al is dat nog nooit nodig geweest. Door: “Ook als je niets op papier over aansprakelijkheid afspreekt, is er heel veel over geregeld. Want dat staat gewoon in de wet. Maar veel mensen weten dat niet, en daarom zijn ze bang dat ze het niet goed geregeld hebben als er niets over opschrijven.”
Selectie van samenwerkingspartners
De aanpak van Moos zorgt automatisch voor selectie aan de poort als het gaat om potentiële samenwerkingspartners. “We hebben genoeg leveranciers gehad die zeiden: ‘Echt niet. Hier gaan we niet in mee’”, zegt Joost. “Maar de partijen die gecommitteerd hebben zijn nog steeds aan boord, en plukken er nu de vruchten van. Die langetermijnsamenwerking zorgt voor continuïteit en strategische voordelen, en doordat iedereen met elkaar meedenkt merken we ook dat innovatie veel sneller gaat.”
Uiteindelijk is het voor iedereen prettiger om in volle transparantie en eerlijkheid met elkaar te werken, daar is Joost van overtuigd. “Je hoeft niet waakzaam te zijn dat je bedonderd wordt. Dat brengt rust, en levert ook concreet veel op voor je bedrijf: als je leveranciers je vertrouwen en jouw belangen meewegen, krijg je een betere prijs, snellere levering en meer flexibiliteit. Én – niet onbelangrijk – meer werkplezier.”
Tips van Moos voor contracteren vanuit vertrouwen
Geïnspireerd? Ga ook aan de slag met contracteren vanuit vertrouwen. Hier alvast 3 tips van de jurist van Moos:
1. Zoek iemand in je bedrijf die niet bang is om moeilijke vragen te stellen en om het anders te doen, én die leuk kan schrijven. Vind ook meteen een vlotte advocaat die eens met je wil meedenken. Als je dat in huis hebt, ben je al heel ver.
2. Beeld is alles. Pas als het er aantrekkelijk uitziet, gaan mensen daadwerkelijk lezen.
3. Neem een kijkje bij het Conscious Contracting traject, waar Moos aan deelnam, en neem ook je arbeidsovereenkomst met medewerkers onder de loep.
Deel jouw praktijkvoorbeeld
We zijn altijd op zoek naar inspirerende praktijkvoorbeelden van bedrijven die medemenselijk ondernemen. Heb je een mooie case of zie je kansen binnen jouw eigen organisatie? Neem dan contact op met Karin Rozema, projectmanager Menswaardige Economie bij de Goldschmeding Foundation.
