“Je hoeft helemaal niet zoveel te vermelden in een arbeidsovereenkomst, want heel veel is al vastgelegd in de wet.” Dat was voor Nienke de Boer, mede-eigenaar van hotel restaurant Omke Jan, de grootste eyeopener tijdens een workshop over arbeidscontracten. En dus krijgen nieuwe medewerkers van de ‘boergondische ontmoetingsplek in het Friese Woudsend’ nu een onepager voorgeschoteld.
De Boer begon Omke Jan vijf jaar geleden samen met haar levenspartner Jan Bles. Ze kwamen beiden niet uit de horeca, dus veel was nieuw en onbekend. “Gaandeweg kom je dingen tegen waar je minder kaas van hebt gegeten. Eén van die dingen was HR. Het contractuele stuk was een heel nieuw vakgebied voor ons. We hebben een HR-expert ingehuurd, die ons hielp met het opstellen van contracten, want je wilt het wel goed doen. We hadden toen een contract van vijf, zes pagina’s vol moeilijke en lange zinnen, waarvan je denkt: leest iemand dit?”
De Boer stelt dat dat arbeidscontract heel erg uitging van negatieve gedachten. “Zo van: stel je voor dat dit of dat gebeurt, dan moet je je als werkgever wel indekken. We voelden ons gedwongen om alles te vertellen en te omschrijven. De contractbesprekingen waren vaak ook lastig en ingewikkeld. We zijn een bedrijf met veel oproepkrachten en dat zijn veelal jonge mensen. Voor hen is zo’n arbeidsovereenkomst helemaal abracadabra. We wilden het graag simpeler maken.”
Brief
Tijdens een workshop in november 2019 van arbeidsrechtadvocaat Daniël Maats van BVDV Advocaten & Fiscalisten kwam De Boer erachter dat het allemaal helemaal niet zo uitgebreid hoeft te worden vastgelegd. Ze besloot zelf iets op te stellen en na feedback van Maats resulteerde dat in de zomer van 2020 in een eenvoudige onepager, met daarin alleen de belangrijkste afspraken tussen werkgever en werknemer.
“Het is eigenlijk gewoon een brief. Het document begint ook met: ‘Beste…, welkom bij Omke Jan.’ Je kunt het heel erg naar de medewerker toeschrijven en dat maakt het meteen veel persoonlijker. In het contract staan ook alleen de dingen die voor de medewerker van belang zijn, zoals functie, startdatum, aantal uren en wanneer het salaris wordt uitbetaald. Voor vaste medewerkers hebben we wat andere regelingen – sommigen hebben een bonusregeling – en daar staat dan ook iets over in, maar het blijft een eenvoudige overeenkomst.”
Volgens De Boer gaan beide partijen erop vooruit met de onepager. “Het bespaart Jan en mij enorm veel tijd, omdat we niet meer alles hoeven uit te leggen en voor nieuwe medewerkers is het transparant. Er staat in waar het omgaat. Meer is niet nodig. Met ook een totaal andere tone of voice. Dat is heel prettig werkbaar.” Bang dat ze voor verrassingen komen te staan omdat ze niet genoeg zijn ingedekt, is ze niet. “Nee, dat is juist het mooie ervan. Heel veel zaken liggen vast in de wet en je hebt natuurlijk ook nog een cao die je als leidraad kunt gebruiken, want daarin zijn ook dingen vastgelegd.”
‘Is dit wel serieus?’
Ygram Ypma (25) is sinds november bedrijfsleider bij Omke Jan. Toen hij het contract voor het eerst zag, knipperde hij wel even met zijn ogen. “Alle afspraken die we hadden gemaakt stonden op één pagina en het was gewoon in begrijpelijke taal. Ik dacht: waar is de andere kant? En is dit wel een serieus contract? Heb ik hier iets om aan vast te houden? Dat waren dingen die me als eerste te binnen schoten. Ik moest er wel even aan wennen. Maar uiteindelijk is het ook maar een arbeidscontract, dus zo ingewikkeld hoeft het ook niet te zijn.” Wat Ypma opviel, is dat de huisregels nog wel redelijk uitgebreid zijn, maar daarvan hebben De Boer en haar partner al gezegd dat ze binnenkort gaan kijken of die ingekort kunnen worden.
Zo transparant als de arbeidsovereenkomst is, zo is ook de sfeer bij Omke Jan, weet Ypma. “Nienke en Jan zijn heel erg van het persoonlijk contact. Ze luisteren serieus naar wat er speelt in iemands leven en onthouden ook alles. Als je bijvoorbeeld vertelt dat je die week erop iets gaat doen, vragen ze daarna altijd hoe het is gegaan.” Die medemenselijkheid ondervond Ypma al snel na zijn aanstelling. “Ik ben in december 2021 mijn moeder verloren en mijn zusje en ik waren in november voor het eerst zonder haar jarig. Ik heb verteld dat dat moeilijke periodes voor me zijn en daar zijn Nienke en Jan heel coulant mee omgegaan. Als het niet ging met werken, mocht ik thuisblijven. Het is heel fijn dat ik dit met ze kon delen en dat er begrip was.”
“Eén van onze uitgangspunten is: we praten met elkaar en niet over elkaar”, voegt De Boer daaraan toe. “Die openheid zie je op alle mogelijke manieren terug in ons bedrijf. Zo hebben we een volledig open keuken, waar gasten zo naar binnen kunnen lopen en kunnen zien hoe het eten wordt klaargemaakt. We vertellen ook waar het eten vandaan komt. Zoveel mogelijk is afkomstig van de boeren uit onze nabije omgeving. Dus ook daar zit de openheid en transparantie.”
‘Gewoon doen’
Maar je hele organisatie, daar zijn ze zich bij Omke Jan terdege van bewust, valt en staat natuurlijk met je personeel. Zeker in de horeca. En dan is een arbeidsovereenkomst waarmee je nieuwe medewerkers een warm welkom heet, natuurlijk een mooie binnenkomer. De Boer: “Ik zou zeggen: gewoon doen. Maar zorg er wel voor dat je iemand hebt die je kan ondersteunen en adviseren, vooral als je er zelf niet uitkomt en om je onzekerheden weg te nemen. Bij grote corporaties is het niet zo makkelijk om een en ander zomaar even te veranderen, maar als je een kleiner bedrijf hebt, bespaart zo’n onepager je uiteindelijk heel veel tijd. En is het ook veel plezieriger om met je toekomstige medewerker het contract door te nemen.”
